Comment bien préparer votre personnel pour un déménagement de bureau
Le déménagement d’un bureau est un grand changement. Parfois, c’est un événement qui indique que votre entreprise est florissante et a besoin d’un espace de travail amélioré. Il pourrait également s’agir de redéfinir les priorités et de réduire les dépenses. Donc, s’il s’agit du premier déménagement de votre entreprise ou si la plupart de vos employés n’ont jamais connu un déménagement commercial auparavant, cela peut être un peu bouleversant. Heureusement, il y a quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que votre personnel puisse facilement s’installer dans son nouveau bureau.
La communication est la clé
Tenir vos employés au courant est la meilleure façon de les préparer au déménagement à venir. Prévenez-les suffisamment à l’avance pour que votre personnel puisse planifier en conséquence. Un déménagement de dernière minute ne causera qu’un stress inutile et une précipitation inutile de leur part.
Un nouvel emplacement de bureau pourrait signifier un déplacement professionnel plus long pour certains membres du personnel, et certains pourraient même envisager de se rapprocher des nouveaux locaux. Donnez des dates concrètes pour chaque étape du déménagement et mettez quelqu’un, par exemple un responsable des ressources humaines, à la disposition de vos employés s’ils ont des questions. Certains membres de votre personnel peuvent ne pas comprendre pourquoi une réinstallation est nécessaire. Assurez-vous d’expliquer pourquoi l’entreprise déménage, comment elle affectera ses clients, comment elle affectera les emplois et toute autre préoccupation que vous estimez devoir être prise en compte.
Soyez prêt pour le lendemain
Préparez les employés à leur déménagement en leur communiquant le nouveau plan d’étage proposé. Cela donnera à votre personnel une idée de la grandeur du nouvel emplacement et de l’emplacement de son bureau. Une vision claire de l’endroit où ils travailleront peut les aider à se sentir à l’aise pour déménager. Leur montrer des photos ou des plans peut les aider à avoir un meilleur visuel. Profitez de l’occasion pour demander l’opinion de vos employés sur la nouvelle conception du bureau et encouragez-les à donner leur avis. Quelques conseils pour la rédaction de la nouvelle disposition des sièges:
- Ne mettez pas les gens n’importe où. Consultez vos gestionnaires, superviseurs ou chefs d’équipe pour savoir qui travaille bien ensemble et qui devrait s’asseoir le plus loin de leurs collègues.
- Pensez à la fonctionnalité. Mettez votre équipe de vente et votre service à la clientèle derrière les murs ou à leur propre étage. Ces employés sont payés pour parler et leurs fonctions peuvent interférer avec celles d’autres départements. Ne donnez pas trop de temps à votre équipe informatique pour se rendre à la salle des serveurs.
N’oubliez pas vos clients
Tenez vos clients au courant du déménagement par courriel ou par les médias sociaux. Si une partie de votre entreprise est ouverte au public, n’oubliez pas d’afficher sur vos fenêtres et vos portes de nombreuses affiches sur le déménagement imminent, y compris la nouvelle adresse, les coordonnées et la date de votre déménagement. Si vous pensez que votre capacité à servir vos clients sera affectée de quelque façon que ce soit, prenez des mesures pour éviter cela, par exemple:
- Installez un comptoir temporaire au nouvel emplacement pour faciliter la réponse au téléphone pendant la journée du déménagement. Si quelqu’un est disponible en tout temps, il peut mieux informer les clients de la transition temporaire ou continuer à rediriger les appels des clients vers le bon vendeur.
- Donnez à tout le personnel essentiel l’accès VPN à distance. Pendant la journée du déménagement, il pourrait être plus facile de demander aux employés de travailler à domicile. Cela permet à vos déménageurs de bureau de faire leur travail plus efficacement et donne à vos employés une chance de faire du vrai travail.
- Déménager en dehors des heures de bureau. C’est souvent le choix le plus logique pour les immeubles de bureaux très fréquentés. La façon la plus simple d’éviter toute interruption de service est de déplacer vos meubles, fournitures et autres articles essentiels en dehors des heures de travail ou pendant la fin de semaine. Tout ce que vos employés ont à faire le lendemain matin, c’est de se présenter au nouvel emplacement.
Organisez-vous
Votre ancien espace de bureau devra être entièrement vidé, ce qui n’est pas une mince affaire ! Vous pouvez faciliter les choses en éliminant le désordre, en ne laissant que les articles qui auront leur place dans le nouveau bureau. À l’approche de la grande date, assurez-vous que votre personnel reçoit tous ses dossiers, son équipement de bureau et d’autres articles personnels importants rangés et prêts à déménager. Fournissez des boîtes pour faciliter ce processus. Un sentiment de préparation rendra vos employés beaucoup plus confiants à l’idée de s’installer dans un nouvel espace de travail.
Le plus de temps que vous vous donnez pour vous préparer à votre déménagement, le mieux vous pouvez être organisé. Si vous pensez que demander à tous les départements de purger les articles inutiles en même temps pourrait être trop frénétique, permettez à chaque département de prendre son tour. Cela empêche les opérations de ralentir et permet à chaque étage ou section d’utiliser pleinement les déchiqueteuses et les bacs de recyclage et poubelles.
Si vous vous retrouvez avec trop d’équipement supplémentaire, considérez l’entreposage au bureau ou la liquidation. Comme de nombreux baux commerciaux exigent que l’ancien étage soit complètement libéré, la recherche de ces options peut faciliter votre déménagement.
Le jour du déménagement
Quand vient le temps de finaliser les plans pour le grand déménagement, ne paniquez pas! Restez en contact avec vos nouveaux et anciens gestionnaires d’immeubles afin qu’ils puissent vous fournir tout l’équipement de déménagement nécessaire. Ayez les coordonnées de votre compagnie de déménagement à portée de la main afin qu’elle puisse vous aider en cas de problème.
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